Die Buchhaltung und Buchführung im E-Commerce ist oft ein komplexes Unterfangen. Es erfordert, dass Sie präzise und genaue Aufzeichnungen über Ihre Finanzdaten führen, oft von mehreren E-Commerce-Plattformen.
Wenn Sie also hier sind, dann deshalb, weil Sie lernen möchten So automatisieren Sie die E-Commerce-Buchhaltung. Die Automatisierung der E-Commerce-Buchhaltungsprozesse wird einen großen Beitrag zur Rationalisierung Ihrer Buchhaltungsbemühungen leisten und sicherstellen, dass Ihre Bücher korrekt und aktuell sind.
Im Folgenden gehen wir die 5 einfachen Schritte zur Automatisierung Ihrer E-Commerce-Buchhaltung und Buchhaltung durch.
Was ist Buchhaltungsautomatisierung?
Unter Buchhaltungsautomatisierung versteht man den Prozess der Verwendung spezieller Buchhaltungsautomatisierungssoftware zur Automatisierung von Buchhaltungsaufgaben. Dabei handelt es sich häufig um die Übertragung von Daten aus Ihrem E-Commerce-Shop an Ihre Buchhaltungssoftware.
Es kann auch Aufgaben wie die Berechnung der Steuer nach dem Gesetz umfassen richtige Gerichtsbarkeit, Versenden von Rechnungen und Nachverfolgen von Lagerbeständen und COGS (Kosten der verkauften Waren).
E-Commerce-Buchhaltung und Buchhaltungsautomatisierung sind der manuellen Buchhaltung vorzuziehen, da sie weniger anfällig für menschliche Fehler sind. Auch die Zeit, die Sie benötigen, um Ihre Daten von Punkt A nach Punkt B zu bringen, ist erheblich kürzer.
Welche Daten aus Ihrem E-Commerce-Geschäft exportiert werden, hängt von der von Ihnen gewählten E-Commerce-Buchhaltungssoftware ab. Es kann jedoch Folgendes umfassen:
- Sales
- Rückerstattungen
- Honorare
- Steuerberechnungen für Verkäufe
- ZAHNRÄDER
Durch die Automatisierung der E-Commerce-Buchhaltung behalten Sie die Kontrolle über die Finanzen Ihres Unternehmens und können intelligente, datengesteuerte Entscheidungen treffen.
Die Automatisierung der E-Commerce-Buchhaltung kann in 5 einfachen Schritten erfolgen:
1. Entscheiden Sie, was automatisiert werden soll
Die Entscheidung, was automatisiert werden soll, ist ein wesentlicher erster Schritt für Ihr E-Commerce-Geschäft und Ihre Buchhaltungsprozesse. Hier sind einige Buchhaltungsaufgaben, die Sie unbedingt automatisieren sollten:
- Umsatzsteuerberechnungen. Bringen Sie als Erstes die wichtige Angelegenheit der Umsatzsteuerberechnung in den Griff. Die Automatisierung wird Ihnen und Ihrem Unternehmen enorme Vorteile bringen. Wählen Sie eine E-Commerce-Automatisierungssoftware, die Ihnen dabei hilft, die Steuergesetze in den jeweiligen Ländern einzuhalten.
- Verkaufsdaten. Automatisieren Sie Ihre Verkaufsdaten, sodass sie konsolidiert und in relevante Transaktionskategorien unterteilt werden. Zum Beispiel Rückerstattungen, Versand, Werbeausgaben und Gebühren. Dadurch erhalten Sie einen klaren Überblick über Ihre Finanzgeschäfte.
- Bankkontoabgleich. Beim Bankkontoabgleich werden Ihre Buchhaltungsunterlagen mit Ihrem Bankkonto und Ihren Kontoauszügen abgeglichen. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Aufzeichnungen korrekt und aktuell sind. Es hilft Ihnen auch, etwaige Unstimmigkeiten in Ihren Unterlagen zu erkennen.
- Lohn-und Gehaltsabrechnung. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter präzise und pünktlich bezahlt werden, indem Sie die Gehaltsabrechnung automatisieren. Automatisierungssoftware kann auch Stundenzettel und Mitarbeiterausgaben verfolgen. Darüber hinaus können Mitarbeiter Informationen über ihr eigenes Portal übermitteln.
- Finanzbericht. Nutzen Sie die Automatisierung der E-Commerce-Buchhaltung, um Finanzberichte zu erstellen. Diese sind für die Beurteilung der Finanzen Ihres Unternehmens, die Ermittlung von Umsatztrends, die Budgetierung und die Entwicklung effektiver Geschäftsstrategien von entscheidender Bedeutung.
- Bestandsverwaltung. Die manuelle Bestandsverfolgung kann lästig sein. Automatisierungssoftware kann Ihnen helfen Verwalten Sie Ihr Inventar Damit Ihr Geschäft stets Ihre tatsächlichen Lagerbestände widerspiegelt. Darüber hinaus werden Sie möglicherweise auf niedrige Lagerbestände aufmerksam gemacht und können Ihre meistverkauften Produkte identifizieren.
- COGS: Die Automatisierung und Nachverfolgung Ihrer COGS-Berechnungen trägt dazu bei, dass Sie profitabel bleiben. Sie wissen, wie viel jedes Produkt im Vergleich zu seinem generierten Umsatz kostet. Daraus können Sie auf Basis realer Zahlen eine effektive Geschäftsstrategie entwickeln.
2. Wählen Sie Ihre Buchhaltungssoftware
Es gibt einige solide Optionen dafür Buchhaltungssoftware. Hier sind einige Top-Tipps:
QuickBooks
QuickBooks ist eine beliebte Buchhaltungssoftware mit zahlreichen professionellen Buchhaltungsfunktionen. Es ist ideal für E-Commerce-Unternehmen und Buchhalter. Profitieren Sie von Funktionen wie der Bankkontenabstimmung, detaillierten Finanzberichten und Einblicken in den Cashflow.
Sie können bei allen Plänen außer „Selbstständig“ auch die Gehaltsabrechnung ab nur 2 £ pro Monat zu Ihrem Abonnement hinzufügen.
Die Preise für QuickBooks-Pläne sind angemessen und beginnen bei 10 £/Monat. Allerdings bietet das Unternehmen häufig großzügige Rabatte und Sonderangebote an, sodass Sie Ihren Plan zu deutlich geringeren Kosten abschließen können.
Xero
Xero ist eine weitere Top-Wahl für E-Commerce-Unternehmen. Sie können Ihre Rechnungen direkt über die Software bezahlen, außerdem Ausgaben geltend machen, Projekte verwalten und aufschlussreiche Berichte erstellen. Xero verfügt auch über einen Mehrwertsteuerprüfer, damit Sie genaue Steuererklärungen einreichen können. Für die Lohn- und Gehaltsabrechnung fallen zusätzliche Kosten pro Monat an.
Xero ist etwas teurer als QuickBooks, die Tarife beginnen bei 15 £/Monat. Erwähnenswert ist auch, dass es mehr „optionale Extras“ bietet, was bedeutet, dass Sie für Funktionen wie Spesenverwaltung und Projektverfolgung extra bezahlen müssen. Es ist jedoch bekannt, dass es das einfachere und benutzerfreundlichere von beiden ist.
Salbei Buchhaltung
Salbei Buchhaltung ist eine Software, die für kleinere Unternehmen geeignet ist. Sie können die Eingabe Ihrer E-Commerce-Finanzdaten automatisieren, Ihr Bankkonto verbinden und Ihre Mitarbeiter bezahlen. Sage erstellt detaillierte Berichte, die Ihnen bei der Planung Ihrer Strategien und dem Wachstum Ihres Unternehmens helfen.
Zum Zeitpunkt des Verfassens dieses Artikels bietet Sage seinen Erstkunden eine großzügige dreimonatige kostenlose Testversion an. Danach können Sie die Software ab 14 £/Monat erwerben.
3. Verbinden Sie Ihre Buchhaltungssoftware mit Ihrem E-Commerce-Shop
Dies ist der nächste wichtige Schritt bei der Automatisierung Ihrer E-Commerce-Buchhaltung. Sie müssen Ihre Buchhaltungssoftware mit Ihrem E-Commerce-Shop verbinden. Dazu müssen Sie eine Integration wählen, die sowohl mit Ihrer Buchhaltungssoftware als auch mit Ihrer E-Commerce-Plattform kompatibel ist.
Sie könnten auch überlegen, wie viele verschiedene Geschäfte oder Marktplätze Sie gleichzeitig anbinden können. Wenn Sie auf Amazon, Shopify und Etsy verkaufen, ist es hilfreich, die Verkaufsdaten aller drei Shops zu konsolidieren, und nicht nur beispielsweise Ihres meistverkauften Shops.
Es gibt einige solide Möglichkeiten, dies zu erreichen:
Verlinken Sie meine Bücher
Diese Integrationssoftware verbindet Ihr E-Commerce-Geschäft nahtlos mit Xero oder QuickBooks. Es überträgt Daten wie Verkäufe, Rückerstattungen, Selbstkosten und Steuern, sodass alle Finanzen Ihres E-Commerce-Unternehmens genau in Ihren Unterlagen gespeichert sind.
Verlinken Sie meine Bücher ist wirklich schnell und einfach zu verwenden und einzurichten; Sie können in nur zehn Minuten einsatzbereit sein.
Darüber hinaus können Sie mehrere E-Commerce-Unternehmen zu sehr günstigen Kosten verbinden. Wenn Sie mit dem Pro-Plan bis zu 1,000 Produkte verkaufen, können Sie für 49 $/Monat bis zu fünf verschiedene Kanäle verbinden.
A2X
Diese Integration ist Link My Books sehr ähnlich. Es überträgt Daten nahtlos von einem Ort zum anderen, sodass alles in Ihrer Buchhaltungssoftware gespeichert wird. Der Hauptunterschied mit A2X ist, dass Sie pro E-Commerce-Shop bezahlen.
Wenn Sie beispielsweise einen Amazon-Shop und einen Shopify-Shop haben, zahlen Sie 19 US-Dollar für die Anbindung jedes einzelnen an Ihre Buchhaltungssoftware. Alternativ können Sie die Option „Multi-Channel“ wählen, die für zwei Kanäle und bis zu 79 Bestellungen ab 1,000 $/Monat kostet.
Zapier
Zapier verbindet mehrere Apps miteinander, um Arbeitsabläufe zu automatisieren. Sie richten Ihre Auslöser und Aktionen ein, damit Xero beispielsweise automatisch eine Rechnung erstellt, wenn Sie einen Verkauf bei Amazon tätigen, und es seine Arbeit erledigen lässt.
Obwohl es einen kostenlosen Zapier-Plan gibt, sind viele der beliebten E-Commerce-Apps wie Amazon Seller Central und Shopify Premium-Apps. Das bedeutet, dass Sie über einen kostenpflichtigen Plan verfügen müssen, um sie mit Xero oder QuickBooks zu verbinden.
Der Preis beginnt bei 19.99 $/Monat und hängt von der Anzahl der Aufgaben ab, die Sie jeden Monat erledigen möchten.
4. Verbinden Sie Ihre andere Automatisierungssoftware
Wenn Sie sich für die Automatisierung anderer Geschäftsprozesse wie der Bestandsverwaltung oder des Kundenbeziehungsmanagements entschieden haben, ist es jetzt an der Zeit, diese mit Ihrer Cloud-Buchhaltungssoftware und/oder Ihren Vertriebskanälen zu verbinden. Dadurch entsteht ein hochautomatisiertes, einheitliches und optimiertes System.
Besuchen Sie den Xero- oder QuickBooks-App-Store (je nachdem, welchen Sie verwenden), um herauszufinden, welche Apps Sie mit Ihren Konten verknüpfen können. Mit Xero können Sie beispielsweise HubSpot, Insightly, Katana und TidyStock anbinden, um nur einige Lösungen zu nennen.
QuickBooks bietet auch eine große Auswahl an Apps zur Integration, darunter Dext Prepare, Method: CRM, SOS Inventory und Webgility.
Für beide Buchhaltungssoftware stehen auch Zahlungs-Gateway-Apps wie PayPal und Wise zur Verfügung.
Wenn Sie die gewünschten Apps nicht im App Store Ihrer gewählten Software finden, sollten Sie stattdessen eine Connector-App wie Zapier verwenden.
5. Überprüfen Sie regelmäßig
Wenn Sie Ihr Unternehmen weiterentwickeln, müssen Sie Ihre automatisierten Prozesse regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass Ihre Software Sie nicht behindert. Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass Sie Ihre Softwarepläne aktualisieren müssen, um mehr Bestellungen abzuwickeln. Und fügen Sie zusätzliche Funktionalität hinzu.
Wenn Sie diesen Prozess beispielsweise als Einzelunternehmer beginnen, benötigen Sie die in Ihrer Buchhaltungssoftware enthaltene Gehaltsabrechnungsfunktion nicht. Wenn Sie jedoch mehr Produkte verkaufen, müssen Sie möglicherweise Mitarbeiter einstellen, um die Arbeitsbelastung zu verringern.
Wenn dies der Fall ist, sollten Sie Ihren Buchhaltungssoftwareplan um die Gehaltsabrechnungsverwaltung erweitern.
Ebenso ermöglicht die Software, die Ihre Buchhaltungssoftware mit Ihrem E-Commerce-Shop verbindet, eine festgelegte Anzahl von Bestellungen pro Monat. Sobald Sie dieses Ziel erreicht haben, müssen Sie zu einem höheren Plan wechseln.
Wann sollte ich mit der Automatisierung der E-Commerce-Buchhaltung beginnen?
Sie können jederzeit mit der Nutzung der E-Commerce-Buchhaltungssoftware beginnen. Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens wird dies jedoch immer notwendiger.
Wenn Sie mit AMZ-Berater für die Markenbeschleunigung von AmazonBeispielsweise können Sie mit einem schnellen Geschäftswachstum rechnen. Daher ist es hilfreich, mit der entsprechenden Automatisierungssoftware vorbereitet zu sein.
Autor
Link My Books ist eine Software, die E-Commerce-Verkäufern hilft, ihre Buchhaltung zu automatisieren. Mehr als 10,000 Verkäufer aus Großbritannien, den USA und Australien nutzen Link My Books, um ihren Buchhaltungsprozess zu optimieren und absolute Genauigkeit zu gewährleisten.
