La contabilidad y la contabilidad del comercio electrónico suelen ser una tarea compleja. Requiere que mantenga registros precisos y exactos de sus datos financieros, a menudo desde múltiples plataformas de comercio electrónico.
Entonces, si estás aquí es porque quieres aprender. Cómo automatizar la contabilidad del comercio electrónico. La automatización de los procesos contables del comercio electrónico contribuirá en gran medida a optimizar sus esfuerzos contables y garantizar que sus libros sean precisos y estén actualizados.
A continuación, analizamos los 5 sencillos pasos para automatizar la contabilidad y la teneduría de libros de su comercio electrónico.
¿Qué es la automatización contable?
La automatización contable es el proceso de utilizar software de automatización contable especializado para automatizar las tareas contables. A menudo, se trata de la transferencia de datos desde su tienda de comercio electrónico a su software de contabilidad.
También puede incluir tareas como calcular impuestos según el jurisdicción correcta, envío de facturas y seguimiento de inventario y COGS (costo de bienes vendidos).
La contabilidad del comercio electrónico y la automatización de la contabilidad son preferibles a la contabilidad manual porque está menos expuesta al error humano. El tiempo que lleva llevar los datos del punto A al punto B también es considerablemente más rápido.
Los datos que se exportan desde su negocio de comercio electrónico dependen del software de contabilidad de comercio electrónico que elija. Sin embargo, puede incluir:
- Ventas
- Reembolsos
- Costes
- Cálculos de impuestos sobre las ventas.
- Dientes
La automatización de la contabilidad del comercio electrónico le mantiene en control de las finanzas de su empresa, para una toma de decisiones inteligente basada en datos.
La automatización de la contabilidad del comercio electrónico se puede realizar en 5 sencillos pasos:
1. Decida qué automatizar
Decidir qué automatizar es un primer paso esencial para sus procesos contables y comerciales de comercio electrónico. Aquí hay algunas tareas de contabilidad que definitivamente debería considerar automatizar:
- Cálculos de impuestos sobre las ventas. En primer lugar, resuelva la importante cuestión de los cálculos del impuesto sobre las ventas. Automatizar esto le beneficiará muchísimo a usted y a su empresa. Elija un software de automatización de comercio electrónico que le ayude a cumplir con las leyes fiscales de los países aplicables.
- Los datos de ventas. Automatice sus datos de ventas para que estén consolidados y divididos en categorías de transacciones relevantes. Por ejemplo, reembolsos, envíos, gastos publicitarios y tarifas. Esto le dará una visión clara de sus operaciones financieras.
- Conciliación de cuentas bancarias. La conciliación de cuentas bancarias es el proceso de hacer coincidir sus registros contables con su cuenta bancaria y sus extractos bancarios. Esto garantiza que sus registros sean precisos y estén actualizados. También le ayuda a detectar cualquier discrepancia dentro de sus registros.
- Nómina de sueldos. Asegúrese de que a sus empleados se les pague de forma precisa y puntual mediante la automatización de la nómina. El software de automatización también puede realizar un seguimiento de las hojas de horas y los gastos de los empleados. Además, permitirá a los empleados enviar información a través de su propio portal.
- Reportes financieros. Utilice la automatización de la contabilidad del comercio electrónico para generar informes financieros. Estos son vitales para evaluar las finanzas de su empresa, identificar tendencias de ventas, elaborar presupuestos y desarrollar estrategias comerciales efectivas.
- La gestión del inventario. El seguimiento manual del inventario puede ser una molestia. El software de automatización puede ayudarle administrar su inventario para que su tienda refleje consistentemente sus verdaderos niveles de inventario. Además, es posible que reciba alertas sobre niveles bajos de existencias e identifique sus productos más vendidos.
- DIENTES: Automatizar y realizar un seguimiento de sus cálculos de COGS le ayudará a garantizar que siga siendo rentable. Sabrá cuánto cuesta cada producto en comparación con los ingresos que genera. A partir de esto, se podrá idear una estrategia comercial efectiva basada en cifras reales.
2. Elija su software de contabilidad
Hay algunas opciones sólidas para programa de contabilidad. Aquí hay algunas de las mejores opciones:
QuickBooks
QuickBooks es un software de contabilidad popular con muchas funciones de contabilidad profesionales. Es ideal para empresas de comercio electrónico, así como para contadores. Aproveche funciones como conciliación de cuentas bancarias, informes financieros detallados e información sobre el flujo de efectivo.
También puedes añadir Nómina a tu suscripción desde sólo £2 al mes en todos los planes excepto en "Autónomos".
Los precios de los planes QuickBooks son razonables, desde £ 10 al mes. Sin embargo, la empresa suele ofrecer generosos descuentos y ofertas especiales para que pueda conseguir su plan a un coste significativamente menor.
Xero
Xero es otra de las mejores opciones para las empresas de comercio electrónico. Puede pagar sus facturas directamente a través del software y también reclamar gastos, gestionar proyectos y generar informes detallados. Xero también tiene un verificador de IVA para que puedas presentar declaraciones de impuestos precisas. La nómina tiene un costo adicional por mes.
Xero es un poco más caro que QuickBooks, con planes que comienzan en £ 15 al mes. También vale la pena señalar que tiene más "extras opcionales", lo que significa que debe pagar más por funciones como la gestión de gastos y el seguimiento de proyectos. Sin embargo, se sabe que es el más simple y fácil de usar de los dos.
Contabilidad sabia
Contabilidad sabia es un software adecuado para pequeñas empresas. Puede automatizar la entrada de datos financieros de su comercio electrónico, conectar su cuenta bancaria y pagarle a su personal. Sage genera informes detallados para ayudarle a planificar sus estrategias y hacer crecer su negocio.
Al momento de escribir este artículo, Sage ofrece a sus clientes nuevos una generosa prueba gratuita de tres meses. Después de esto, puedes conseguir el software desde £ 14 al mes.
3. Conecte su software de contabilidad con su tienda de comercio electrónico
Este es el siguiente paso vital para automatizar su Contabilidad del comercio electrónico. Debes conectar tu software de contabilidad con tu tienda de comercio electrónico. Para hacer esto, deberá elegir una integración que sea compatible tanto con su software de contabilidad como con su plataforma de comercio electrónico.
También puedes considerar cuántas tiendas o mercados diferentes puedes conectar simultáneamente. Si vende en Amazon, Shopify y Etsy, será útil consolidar los datos de ventas de las tres tiendas en lugar de solo su tienda más vendida, por ejemplo.
Hay algunas opciones sólidas para lograr esto:
Vincular mis libros
Este software de integración vincula perfectamente su negocio de comercio electrónico con Xero o QuickBooks. Transfiere datos como ventas, reembolsos, COGS e impuestos, para que todas las finanzas de su negocio de comercio electrónico se almacenen con precisión en sus registros.
Vincular mis libros es realmente rápido y fácil de usar y configurar; puede estar listo y funcionando en tan solo diez minutos.
Además, puede conectar varias empresas de comercio electrónico por un costo muy razonable. Vender hasta 1,000 productos con el plan Pro te permite conectar hasta cinco canales diferentes por $49 al mes.
A2X
Esta integración es muy similar a Link My Books. Transfiere datos sin problemas de un lugar a otro para que todos queden almacenados en su software de contabilidad. La principal diferencia con A2X es que pagas por tienda de comercio electrónico.
Por ejemplo, si tienes una tienda de Amazon y una tienda de Shopify, pagas $19 para conectar cada una a tu software de contabilidad. Alternativamente, puede elegir la opción 'Multicanal', que cuesta desde $79/mes para dos canales y hasta 1,000 pedidos.
Zapier
Zapier conecta varias aplicaciones para automatizar los flujos de trabajo. Usted configura sus activadores y acciones, por ejemplo, para que Xero cree automáticamente una factura cuando realiza una venta en Amazon y deja que haga su trabajo.
Aunque hay un plan Zapier gratuito disponible, muchas de las aplicaciones de comercio electrónico populares como Amazon Seller Central y Shopify son aplicaciones Premium. Esto significa que debes tener un plan pago para conectarlos a Xero o QuickBooks.
El precio comienza en $19.99/mes y depende de la cantidad de tareas que quieras realizar cada mes.
4. Conecte su otro software de automatización
Si ha elegido automatizar otros procesos comerciales, como la gestión de inventario o la gestión de relaciones con los clientes, ahora es el momento de conectarlos a su software de contabilidad en la nube y/o a sus canales de ventas. Hacer esto creará un sistema altamente automatizado, unificado y optimizado.
Dirígete a Xero o QuickBooks App Store (según cuál estés usando) para descubrir qué aplicaciones puedes vincular a tus cuentas. Por ejemplo, Xero te permite conectar HubSpot, Insightly, Katana y TidyStock, por nombrar sólo algunas soluciones.
QuickBooks también tiene una gran selección de aplicaciones para integrar, incluidas Dext Prepare, Method: CRM, SOS Inventory y Webgility.
Ambos software de contabilidad tienen aplicaciones de pasarela de pago disponibles, como PayPal y Wise.
Si no puede encontrar las aplicaciones que desea en la tienda de aplicaciones del software elegido, considere usar una aplicación de conector como Zapier.
5. Revisar periódicamente
A medida que su negocio sube de nivel, deberá revisar periódicamente sus procesos automatizados para asegurarse de que su software no lo frene. Probablemente descubrirá que necesitará actualizar sus planes de software para dar cabida a más pedidos. Y agregue funcionalidad adicional.
Por ejemplo, si comienza este proceso como comerciante individual, no necesitará la función de Nómina incluida en su software de contabilidad. Sin embargo, cuando venda más productos, es posible que necesite contratar empleados para ayudar a aliviar la carga de trabajo.
Si este es el caso, querrás actualizar tu plan de software de contabilidad para incluir la gestión de nómina.
Del mismo modo, el software que vincula su software de contabilidad con su tienda de comercio electrónico permite una cantidad determinada de pedidos por mes. Una vez que alcance ese objetivo, deberá cambiar a un plan superior.
¿Cuándo debo empezar a utilizar la automatización de la contabilidad del comercio electrónico?
Puede comenzar a utilizar el software de contabilidad de comercio electrónico cuando lo desee. Sin embargo, se vuelve más necesario a medida que crece su negocio.
Si estás usando AMZ Asesores para la aceleración de la marca Amazon, por ejemplo, se puede esperar un gran crecimiento empresarial rápidamente. Por lo tanto, es útil estar preparado con el software de automatización adecuado.
Autor
Link My Books es un software para ayudar a los vendedores de comercio electrónico a automatizar su contabilidad. Más de 10,000 vendedores del Reino Unido, EE. UU. y Australia utilizan Link My Books para agilizar su proceso de contabilidad y garantizar una precisión total.
