La tenue de livres et la comptabilité du commerce électronique sont souvent une entreprise complexe. Cela vous oblige à conserver des enregistrements précis et exacts de vos données financières, souvent provenant de plusieurs plateformes de commerce électronique.
Alors si tu es là, c'est parce que tu veux apprendre comment automatiser la comptabilité du commerce électronique. L'automatisation des processus comptables du commerce électronique contribuera grandement à rationaliser vos efforts comptables et à garantir que vos livres sont exacts et à jour.
Ci-dessous, nous passons en revue les 5 étapes simples pour automatiser votre comptabilité et votre tenue de livres de commerce électronique.
Qu’est-ce que l’automatisation comptable ?
L'automatisation comptable est le processus d'utilisation d'un logiciel d'automatisation comptable spécialisé pour automatiser les tâches comptables. Il s’agit souvent du transfert de données de votre boutique e-commerce vers votre logiciel de comptabilité.
Cela peut également inclure des tâches telles que le calcul de la taxe en fonction du juridiction correcte, envoyer des factures et suivre l'inventaire et le COGS (coût des marchandises vendues).
La comptabilité et l'automatisation de la comptabilité du commerce électronique sont préférables à la comptabilité manuelle, car elles sont moins sujettes à l'erreur humaine. Le temps nécessaire pour transmettre vos données d’un point A à un point B est également considérablement plus rapide.
Les données exportées depuis votre entreprise de commerce électronique dépendent du logiciel de comptabilité de commerce électronique que vous choisissez. Cependant, il peut inclure :
- Ventes
- Remboursements
- Frais
- Calculs de taxes sur les ventes
- CMV
L'automatisation de la comptabilité du commerce électronique vous permet de garder le contrôle des finances de votre entreprise, pour une prise de décision intelligente et basée sur les données.
L'automatisation de la comptabilité du commerce électronique peut se faire en 5 étapes simples :
1. Décidez quoi automatiser
Décider quoi automatiser est une première étape essentielle pour vos processus commerciaux et comptables de commerce électronique. Voici quelques tâches comptables que vous devriez absolument envisager d’automatiser :
- Calculs de taxe de vente. Tout d’abord, résolvez la question importante du calcul de la taxe de vente. L'automatisation de cela sera sans fin bénéfique pour vous et votre entreprise. Choisissez un logiciel d'automatisation du commerce électronique qui vous aide à respecter les lois fiscales des pays applicables.
- Données de ventes. Automatisez vos données de vente afin qu'elles soient consolidées et divisées en catégories de transactions pertinentes. Par exemple, les remboursements, les frais d'expédition, les dépenses publicitaires et les frais. Cela vous donnera un aperçu clair de vos opérations financières.
- Rapprochement des comptes bancaires. Le rapprochement des comptes bancaires est le processus de mise en correspondance de vos documents comptables avec votre compte bancaire et vos relevés bancaires. Cela garantit que vos dossiers sont exacts et à jour. Cela vous aide également à repérer toute divergence dans vos dossiers.
- Paie. Assurez-vous que vos employés sont payés avec précision et à temps en automatisant la paie. Le logiciel d'automatisation peut également suivre les feuilles de temps et les dépenses des employés. De plus, cela permettra aux employés de soumettre des informations via leur propre portail.
- Rapports financiers. Utilisez l'automatisation de la comptabilité du commerce électronique pour générer des rapports financiers. Ceux-ci sont essentiels pour évaluer les finances de votre entreprise, identifier les tendances des ventes, établir un budget et développer des stratégies commerciales efficaces.
- Gestion de l'inventaire. Le suivi manuel des stocks peut être une nuisance. Un logiciel d'automatisation peut vous aider gérer votre inventaire afin que votre magasin reflète systématiquement vos véritables niveaux de stocks. De plus, vous pouvez être alerté des faibles niveaux de stock et identifier vos produits les plus vendus.
- COG : L'automatisation et le suivi de vos calculs COGS vous aideront à rester rentable. Vous saurez combien coûte chaque produit par rapport aux revenus qu’il génère. À partir de là, vous pouvez élaborer une stratégie commerciale efficace basée sur des chiffres réels.
2. Choisissez votre logiciel de comptabilité
Il existe des options solides pour logiciel de comptabilité. Voici quelques meilleurs choix :
QuickBooks
QuickBooks est un logiciel de comptabilité populaire doté de nombreuses fonctionnalités de comptabilité professionnelle. Il est idéal pour les entreprises de commerce électronique ainsi que pour les comptables. Profitez de fonctionnalités telles que le rapprochement des comptes bancaires, les rapports financiers détaillés et les informations sur les flux de trésorerie.
Vous pouvez également ajouter la paie à votre abonnement à partir de seulement 2 £ par mois sur tous les forfaits, à l'exception du forfait « Indépendant ».
Les prix des forfaits QuickBooks sont raisonnables, à partir de 10 £/mois. Cependant, la société propose souvent des remises généreuses et des offres spéciales afin que vous puissiez profiter de votre forfait à un coût nettement inférieur.
Xero
Xero est un autre choix de premier ordre pour les entreprises de commerce électronique. Vous pouvez payer vos factures directement via le logiciel, mais également réclamer des dépenses, gérer des projets et générer des rapports perspicaces. Xero dispose également d'un vérificateur de TVA afin que vous puissiez produire des déclarations de revenus précises. La paie entraîne un coût supplémentaire par mois.
Xero est un peu plus cher que QuickBooks, avec des forfaits commençant à 15 £/mois. Il convient également de noter qu'il comporte davantage d'« extras optionnels », ce qui signifie que vous devez payer un supplément pour des fonctionnalités telles que la gestion des dépenses et le suivi des projets. Cependant, il est connu pour être le plus simple et le plus convivial des deux.
Sage Comptabilité
Sage Comptabilité est un logiciel adapté aux petites entreprises. Vous pouvez automatiser la saisie de vos données financières de commerce électronique, connecter votre compte bancaire et payer votre personnel. Sage génère des rapports détaillés pour vous aider à planifier vos stratégies et à développer votre entreprise.
Au moment de la rédaction de cet article, Sage offre à ses nouveaux clients un généreux essai gratuit de trois mois. Après cela, vous pouvez mettre la main sur le logiciel à partir de 14 £/mois.
3. Connectez votre logiciel de comptabilité à votre boutique de commerce électronique
Il s'agit de la prochaine étape essentielle dans l'automatisation de votre Comptabilité du commerce électronique. Vous devez connecter votre logiciel de comptabilité à votre boutique de commerce électronique. Pour ce faire, vous devrez choisir une intégration compatible à la fois avec votre logiciel de comptabilité et votre plateforme de commerce électronique.
Vous pouvez également réfléchir au nombre de magasins ou de places de marché différents que vous pouvez connecter simultanément. Si vous vendez sur Amazon, Shopify et Etsy, il sera utile de consolider les données de ventes des trois magasins plutôt que de simplement votre magasin le plus vendu, par exemple.
Il existe quelques options solides pour y parvenir :
Lier mes livres
Ce logiciel d'intégration relie de manière transparente votre entreprise de commerce électronique à Xero ou QuickBooks. Il transfère des données telles que les ventes, les remboursements, les COGS et les taxes, afin que toutes les finances de votre entreprise de commerce électronique soient stockées avec précision dans vos dossiers.
Lier mes livres est vraiment rapide et facile à utiliser et à configurer ; vous pouvez être opérationnel en seulement dix minutes.
De plus, vous pouvez connecter plusieurs entreprises de commerce électronique pour un coût très raisonnable. Vendre jusqu'à 1,000 49 produits avec le forfait Pro vous permet de connecter jusqu'à cinq chaînes différentes pour XNUMX $/mois.
A2X
Cette intégration est très similaire à Link My Books. Il transfère les données de manière transparente d'un endroit à un autre afin qu'elles soient toutes stockées dans votre logiciel de comptabilité. La principale différence avec A2X c'est que vous payez par boutique de commerce électronique.
Par exemple, si vous possédez une boutique Amazon et une boutique Shopify, vous payez 19 $ pour connecter chacune à votre logiciel de comptabilité. Alternativement, vous pouvez choisir l'option « Multi-Channel », qui coûte à partir de 79 $/mois pour deux chaînes et jusqu'à 1,000 XNUMX commandes.
Zapier
Zapier connecte plusieurs applications ensemble pour automatiser les flux de travail. Vous configurez vos déclencheurs et vos actions, par exemple, pour que Xero crée automatiquement une facture lorsque vous effectuez une vente sur Amazon et le laissez faire son travail.
Bien qu'un forfait Zapier gratuit soit disponible, de nombreuses applications de commerce électronique populaires comme Amazon Seller Central et Shopify sont des applications Premium. Cela signifie que vous devez disposer d'un forfait payant pour les connecter à Xero ou QuickBooks.
Le prix commence à 19.99 $/mois et dépend du nombre de tâches que vous souhaitez effectuer chaque mois.
4. Connectez votre autre logiciel d'automatisation
Si vous avez choisi d'automatiser d'autres processus métier, comme la gestion des stocks ou la gestion de la relation client, c'est le moment de les connecter à votre logiciel de comptabilité cloud et/ou à vos canaux de vente. Cela créera un système hautement automatisé, unifié et rationalisé.
Rendez-vous sur l'App Store Xero ou QuickBooks (selon celui que vous utilisez) pour découvrir les applications que vous pouvez associer à vos comptes. Par exemple, Xero vous permet de connecter HubSpot, Insightly, Katana et TidyStock, pour ne citer que quelques solutions.
QuickBooks propose également une vaste sélection d'applications à intégrer, notamment Dext Prepare, Method : CRM, SOS Inventory et Webgility.
Les deux logiciels de comptabilité proposent également des applications de passerelle de paiement, telles que PayPal et Wise.
Si vous ne trouvez pas les applications souhaitées dans la boutique d'applications du logiciel de votre choix, envisagez plutôt d'utiliser une application de connecteur comme Zapier.
5. Révisez régulièrement
Au fur et à mesure que vous développez votre entreprise, vous devrez revoir régulièrement vos processus automatisés pour vous assurer que votre logiciel ne vous retient pas. Vous constaterez probablement que vous devrez mettre à niveau vos plans logiciels pour répondre à davantage de commandes. Et ajoutez des fonctionnalités supplémentaires.
Par exemple, si vous démarrez ce processus en tant qu'entrepreneur individuel, vous n'aurez pas besoin de la fonctionnalité Paie incluse dans votre logiciel de comptabilité. Cependant, lorsque vous vendez plus de produits, vous devrez peut-être embaucher des employés pour alléger la charge de travail.
Si tel est le cas, vous souhaiterez mettre à niveau votre logiciel de comptabilité pour inclure la gestion de la paie.
De même, le logiciel reliant votre logiciel de comptabilité à votre boutique e-commerce autorise un nombre fixe de commandes par mois. Une fois cet objectif atteint, vous devrez passer à un forfait supérieur.
Quand dois-je commencer à utiliser l’automatisation de la comptabilité du commerce électronique ?
Vous pouvez commencer à utiliser un logiciel de comptabilité de commerce électronique quand vous le souhaitez. Cependant, cela devient de plus en plus nécessaire à mesure que votre entreprise se développe.
Si vous utilisez Conseillers AMZ pour l'accélération de la marque Amazon, par exemple, vous pouvez vous attendre à une forte croissance rapide de votre entreprise. Par conséquent, il est utile de se préparer avec un logiciel d’automatisation approprié prêt à l’emploi.
Auteur
Link My Books est un logiciel pour aider les vendeurs de commerce électronique à automatiser leur comptabilité. Plus de 10,000 XNUMX vendeurs du Royaume-Uni, des États-Unis et d'Australie utilisent Link My Books pour rationaliser leur processus de comptabilité et garantir une exactitude totale.
