Come automatizzare la contabilità dell'eCommerce

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La contabilità e la contabilità dell'e-commerce sono spesso un'attività complessa. Richiede che tu tenga registrazioni precise e accurate dei tuoi dati finanziari, spesso da più piattaforme di e-commerce. 

Quindi, se sei qui, è perché vuoi imparare come automatizzare la contabilità dell'eCommerce. L'automazione dei processi contabili dell'eCommerce contribuirà notevolmente a semplificare i tuoi sforzi contabili e a garantire che i tuoi libri siano accurati e aggiornati.

Di seguito, esaminiamo i 5 semplici passaggi per automatizzare la contabilità e la contabilità del tuo eCommerce.

 

Cos'è l'automazione contabile?

 

L'automazione contabile è il processo di utilizzo di software di automazione contabile specializzato per automatizzare le attività contabili. Spesso si tratta del trasferimento di dati dal tuo negozio di e-commerce al tuo software di contabilità. 

Può anche includere attività come il calcolo delle imposte secondo il giurisdizione corretta, invio di fatture e monitoraggio dell'inventario e del COGS (costo delle merci vendute).

La contabilità e-commerce e l'automazione contabile sono preferibili alla contabilità manuale perché sono meno esposte all'errore umano. Anche il tempo necessario per trasferire i dati dal punto A al punto B è notevolmente più rapido.

I dati esportati dalla tua attività di e-commerce dipendono dal software di contabilità e-commerce che scegli. Tuttavia, può includere:

  • Vendite
  • Rimborsi
  • Costi
  • Calcolo delle imposte sulle vendite
  • COG

 

L'automazione della contabilità e-commerce ti mantiene sotto controllo delle finanze della tua azienda, per un processo decisionale intelligente e basato sui dati.

L'automazione della contabilità eCommerce può essere eseguita in 5 semplici passaggi:

 

1. Decidi cosa automatizzare

 

Decidere cosa automatizzare è un primo passo essenziale per la tua attività di e-commerce e i processi contabili. Ecco alcune attività contabili che dovresti assolutamente considerare di automatizzare:

  • Calcolo dell'imposta sulle vendite. Innanzitutto, risolvi l'importante questione del calcolo dell'imposta sulle vendite. L'automazione di tutto ciò porterà vantaggi infiniti a te e alla tua attività. Scegli un software di automazione dell'eCommerce che ti aiuti a rispettare le leggi fiscali nei paesi applicabili.
  • Dati di vendita. Automatizza i tuoi dati di vendita in modo che siano consolidati e suddivisi in categorie di transazioni pertinenti. Ad esempio, rimborsi, spedizione, spesa pubblicitaria e commissioni. Questo ti darà una chiara panoramica delle tue operazioni finanziarie.
  • Riconciliazione conto bancario. La riconciliazione del conto bancario è il processo di corrispondenza dei registri contabili con il conto bancario e gli estratti conto. Ciò garantisce che i tuoi record siano accurati e aggiornati. Ti aiuta anche a individuare eventuali discrepanze nei tuoi record.
  • Stipendi. Assicurati che i tuoi dipendenti vengano pagati in modo accurato e puntuale automatizzando il libro paga. Il software di automazione può anche tenere traccia delle schede attività e delle spese dei dipendenti. Inoltre, consentirà ai dipendenti di inviare informazioni tramite il proprio portale.
  • Resoconti finanziari. Utilizza l'automazione della contabilità eCommerce per generare report finanziari. Questi sono vitali per valutare le finanze della tua azienda, identificare le tendenze di vendita, definire il budget e sviluppare strategie aziendali efficaci.
  • Gestione delle scorte. Il monitoraggio manuale dell'inventario può essere fastidioso. Il software di automazione può aiutarti gestisci il tuo inventario in modo che il tuo negozio rifletta costantemente i tuoi reali livelli di inventario. Inoltre, potresti essere avvisato dei bassi livelli delle scorte e identificare i tuoi prodotti più venduti.
  • COG: Automatizzare e monitorare i calcoli del COGS ti aiuterà a rimanere redditizio. Saprai quanto costa ciascun prodotto rispetto alle entrate generate. Da questo è possibile ideare una strategia aziendale efficace basata su cifre reali.

 

2. Scegli il tuo software di contabilità

 

Ci sono alcune solide opzioni per software di contabilità. Ecco alcune delle migliori scelte:

QuickBooks

QuickBooks

QuickBooks è un popolare software di contabilità con numerose funzionalità di contabilità professionale. È ideale per le aziende di e-commerce e per i contabili. Sfrutta funzionalità come la riconciliazione dei conti bancari, i report finanziari dettagliati e gli approfondimenti sul flusso di cassa. 

Puoi anche aggiungere la busta paga al tuo abbonamento a partire da sole £ 2 al mese su tutti i piani ad eccezione di "Lavoro autonomo".

I prezzi per i piani QuickBooks sono ragionevoli, a partire da £ 10 al mese. Tuttavia, l'azienda offre spesso sconti generosi e offerte speciali in modo da poter acquistare il tuo piano a un costo notevolmente inferiore.

Xero

Xero

Xero è un'altra scelta eccellente per le attività di e-commerce. Puoi pagare le bollette direttamente tramite il software e anche richiedere spese, gestire progetti e generare report approfonditi. Xero ha anche un controllore IVA in modo da poter presentare dichiarazioni dei redditi accurate. Il libro paga ha un costo aggiuntivo al mese.

Xero è un po' più costoso di QuickBooks, con piani a partire da £ 15 al mese. Vale anche la pena notare che ha più "extra opzionali", il che significa che devi pagare un extra per funzionalità come la gestione delle spese e il monitoraggio dei progetti. Tuttavia, è noto per essere il più semplice e intuitivo dei due.

Contabilità saggia

Salvia

Contabilità saggia è un software adatto alle piccole imprese. Puoi automatizzare l'immissione dei dati finanziari del tuo eCommerce, collegare il tuo conto bancario e pagare il tuo personale. Sage genera report dettagliati per aiutarti a pianificare le tue strategie e far crescere la tua attività.

Al momento in cui scrivo, Sage offre ai suoi nuovi clienti una generosa prova gratuita di tre mesi. Successivamente, potrai mettere le mani sul software a partire da £ 14 al mese.

 

3. Collega il tuo software di contabilità al tuo negozio di e-commerce

 

Questo è il prossimo passo fondamentale per automatizzare il tuo Contabilità e-commerce. Devi collegare il tuo software di contabilità al tuo negozio di e-commerce. Per fare ciò, dovrai scegliere un'integrazione compatibile sia con il tuo software di contabilità che con la piattaforma di e-commerce.

Potresti anche considerare quanti negozi o mercati diversi puoi connettere contemporaneamente. Se vendi su Amazon, Shopify ed Etsy, ad esempio, sarà utile consolidare i dati di vendita di tutti e tre i negozi anziché solo del tuo negozio più venduto.

software di contabilità e-commerce

Esistono alcune valide opzioni per raggiungere questo obiettivo:

Collega i miei libri

Questo software di integrazione collega perfettamente la tua attività di e-commerce con Xero o QuickBooks. Trasferisce dati come vendite, rimborsi, COGS e tasse, in modo che tutte le finanze della tua attività di e-commerce siano archiviate accuratamente nei tuoi registri. 

Collega i miei libri è veramente veloce e facile sia da usare che da configurare; puoi essere operativo in soli dieci minuti.

Inoltre, puoi connettere più attività di e-commerce a un costo molto ragionevole. La vendita di fino a 1,000 prodotti con il piano Pro ti consente di connettere fino a cinque canali diversi per $ 49 al mese.

A2X

Questa integrazione è molto simile a Link My Books. Trasferisce i dati senza problemi da un luogo all'altro in modo che siano tutti archiviati nel tuo software di contabilità. La differenza principale con A2X è che paghi per negozio eCommerce.

Ad esempio, se hai un negozio Amazon e un negozio Shopify, paghi $ 19 per connetterli ciascuno al tuo software di contabilità. In alternativa, puoi scegliere l'opzione "Multicanale", che costa da $ 79 al mese per due canali e fino a 1,000 ordini.

Zapier

Zapier collega più app insieme per automatizzare i flussi di lavoro. Imposta i tuoi trigger e le tue azioni, ad esempio, affinché Xero crei automaticamente una fattura quando effettui una vendita su Amazon e lasci che faccia il suo lavoro.

Sebbene sia disponibile un piano Zapier gratuito, molte delle popolari app di eCommerce come Amazon Seller Central e Shopify sono app Premium. Ciò significa che devi avere un piano a pagamento per collegarli a Xero o QuickBooks. 

Il prezzo parte da $ 19.99 al mese e dipende dal numero di attività che desideri svolgere ogni mese.

 

4. Collega l'altro software di automazione

 

Se hai scelto di automatizzare altri processi aziendali, come la gestione dell'inventario o la gestione delle relazioni con i clienti, ora è il momento di collegarli al tuo software di contabilità cloud e/o ai tuoi canali di vendita. In questo modo si creerà un sistema altamente automatizzato, unificato e semplificato.

Vai all'App Store Xero o QuickBooks (a seconda di quale stai utilizzando) per scoprire quali app puoi collegare ai tuoi account. Ad esempio, Xero ti consente di connettere HubSpot, Insightly, Katana e TidyStock, per citare solo alcune soluzioni.

QuickBooks ha anche una vasta selezione di app da integrare, tra cui Dext Prepare, Method: CRM, SOS Inventory e Webgility.

Entrambi i software di contabilità dispongono anche di app gateway di pagamento come PayPal e Wise.

Se non riesci a trovare le app desiderate nell'app store del software scelto, valuta invece l'utilizzo di un'app connettore come Zapier.

contabilità e-commerce

5. Rivedi regolarmente

 

Man mano che fai salire di livello la tua attività, dovrai rivedere regolarmente i tuoi processi automatizzati per assicurarti che il tuo software non ti ostacoli. Probabilmente scoprirai che dovrai aggiornare i tuoi piani software per soddisfare più ordini. E aggiungi funzionalità extra.

Ad esempio, se inizi questo processo come ditta individuale, non avrai bisogno della funzione Buste paga inclusa nel tuo software di contabilità. Tuttavia, quando vendi più prodotti, potresti dover assumere dipendenti per alleggerire il carico di lavoro. 

In questo caso, ti consigliamo di aggiornare il tuo piano software di contabilità per includere la gestione delle buste paga.

Allo stesso modo, il software che collega il tuo software di contabilità al tuo negozio di e-commerce consente un determinato numero di ordini al mese. Una volta raggiunto l'obiettivo, dovrai passare a un piano superiore.

 

Quando dovrei iniziare a utilizzare l'automazione della contabilità eCommerce?

 

Puoi iniziare a utilizzare il software di contabilità eCommerce quando vuoi. Tuttavia, diventa più necessario man mano che la tua attività cresce. 

Se stai usando Consulenti AMZ per l'accelerazione del marchio Amazon, ad esempio, puoi aspettarti una rapida crescita del business. Pertanto, è utile essere preparati con un software di automazione appropriato già pronto.

 

Autore

Link My Books è un software che aiuta i venditori di e-commerce ad automatizzare la loro contabilità. Oltre 10,000 venditori dal Regno Unito, dagli Stati Uniti e dall'Australia utilizzano Link My Books per semplificare il processo di contabilità e garantire la massima accuratezza.

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