A escrituração e contabilidade de comércio eletrônico costuma ser uma tarefa complexa. Exige que você mantenha registros precisos e precisos de seus dados financeiros, geralmente de várias plataformas de comércio eletrônico.
Então, se você está aqui é porque quer aprender como automatizar a contabilidade de comércio eletrônico. Automatizar os processos de contabilidade de comércio eletrônico contribuirá muito para agilizar seus esforços contábeis e garantir que seus livros sejam precisos e atualizados.
Abaixo, percorremos as 5 etapas fáceis para automatizar sua contabilidade e escrituração de comércio eletrônico.
O que é automação contábil?
Automação contábil é o processo de utilização de software especializado de automação contábil para automatizar tarefas contábeis. Freqüentemente, trata-se da transferência de dados da sua loja de comércio eletrônico para o seu software de contabilidade.
Também pode incluir tarefas como cálculo de impostos de acordo com o jurisdição correta, envio de faturas e acompanhamento de estoque e CPV (custo dos produtos vendidos).
A escrituração contábil e a automação contábil do comércio eletrônico são preferíveis à escrituração manual porque são menos suscetíveis a erros humanos. O tempo que leva para levar seus dados do ponto A ao ponto B também é consideravelmente mais rápido.
Os dados exportados do seu negócio de comércio eletrônico dependem do software de contabilidade de comércio eletrônico que você escolher. No entanto, pode incluir:
- Vendas
- Reembolsos
- Taxas
- Cálculos de impostos sobre vendas
- CPV
A automação da contabilidade de comércio eletrônico mantém você no controle das finanças da sua empresa, para uma tomada de decisão inteligente e baseada em dados.
A automação da contabilidade de comércio eletrônico pode ser feita em 5 etapas fáceis:
1. Decida o que automatizar
Decidir o que automatizar é uma primeira etapa essencial para seus negócios de comércio eletrônico e processos contábeis. Aqui estão algumas tarefas de contabilidade que você definitivamente deve considerar automatizar:
- Cálculos de impostos sobre vendas. Em primeiro lugar, resolva a importante questão dos cálculos do imposto sobre vendas. Automatizar isso beneficiará você e sua empresa infinitamente. Escolha um software de automação de comércio eletrônico que o ajude a cumprir as leis fiscais dos países aplicáveis.
- Dados de vendas. Automatize seus dados de vendas para que sejam consolidados e divididos em categorias de transações relevantes. Por exemplo, reembolsos, frete, despesas com publicidade e taxas. Isso lhe dará uma visão clara de suas operações financeiras.
- Conciliação de contas bancárias. A reconciliação de contas bancárias é o processo de combinar seus registros contábeis com sua conta bancária e extratos bancários. Isso garante que seus registros sejam precisos e atualizados. Também ajuda a detectar quaisquer discrepâncias em seus registros.
- Folha de pagamento. Garanta que seus funcionários sejam pagos com precisão e dentro do prazo, automatizando a folha de pagamento. O software de automação também pode rastrear planilhas de horas e despesas de funcionários. Além disso, permitirá que os funcionários enviem informações por meio de seu próprio portal.
- Relatórios financeiros. Use a automação contábil de comércio eletrônico para gerar relatórios financeiros. Eles são vitais para avaliar as finanças da sua empresa, identificar tendências de vendas, fazer orçamentos e desenvolver estratégias de negócios eficazes.
- Gestão de inventário. O rastreamento manual do inventário pode ser um incômodo. O software de automação pode ajudá-lo gerencie seu estoque para que sua loja reflita consistentemente seus verdadeiros níveis de estoque. Além disso, você pode ser alertado sobre baixos níveis de estoque e identificar seus produtos mais vendidos.
- CPV: Automatizar e rastrear seus cálculos de CPV ajudará a garantir que você continue lucrativo. Você saberá quanto custa cada produto em comparação com a receita gerada por ele. A partir disso, você pode traçar uma estratégia de negócios eficaz com base em números reais.
2. Escolha o seu software de contabilidade
Existem algumas opções sólidas para softwares de contabilidade. Aqui estão algumas das principais opções:
QuickBooks
QuickBooks é um software de contabilidade popular com muitos recursos de contabilidade profissional. É ideal para empresas de comércio eletrônico, bem como para contadores. Aproveite recursos como reconciliação de contas bancárias, relatórios financeiros detalhados e insights de fluxo de caixa.
Você também pode adicionar folha de pagamento à sua assinatura a partir de apenas £ 2 por mês em todos os planos, exceto 'Autônomo'.
Os preços dos planos QuickBooks são razoáveis, começando em £ 10/mês. No entanto, a empresa geralmente oferece descontos generosos e ofertas especiais para que você possa adquirir seu plano a um custo significativamente mais baixo.
Xero
Xero é outra excelente opção para empresas de comércio eletrônico. Você pode pagar suas contas diretamente por meio do software e também reivindicar despesas, gerenciar projetos e gerar relatórios criteriosos. O Xero também possui um verificador de IVA para que você possa registrar declarações fiscais precisas. A folha de pagamento tem um custo adicional por mês.
Xero é um pouco mais caro que QuickBooks, com planos a partir de £ 15/mês. Também é importante notar que ele possui mais ‘extras opcionais’, o que significa que você terá que pagar a mais por recursos como gerenciamento de despesas e acompanhamento de projetos. No entanto, é conhecido por ser o mais simples e fácil de usar dos dois.
Contabilidade Sábia
Contabilidade Sábia é um software adequado para pequenas empresas. Você pode automatizar a entrada de dados financeiros de comércio eletrônico, conectar sua conta bancária e pagar sua equipe. A Sage gera relatórios detalhados para ajudá-lo a planejar suas estratégias e expandir seus negócios.
No momento em que este artigo foi escrito, a Sage estava oferecendo aos seus clientes iniciantes um generoso teste gratuito de três meses. Depois disso, você poderá obter o software a partir de £ 14/mês.
3. Conecte seu software de contabilidade à sua loja de comércio eletrônico
Este é o próximo passo vital na automatização do seu Contabilidade de comércio eletrônico. Você deve conectar seu software de contabilidade à sua loja de comércio eletrônico. Para fazer isso, você precisará escolher uma integração que seja compatível com seu software de contabilidade e plataforma de comércio eletrônico.
Você também pode considerar quantas lojas ou mercados diferentes você pode conectar simultaneamente. Se você vende na Amazon, Shopify e Etsy, será útil consolidar os dados de vendas de todas as três lojas, em vez de apenas da sua loja mais vendida, por exemplo.
Existem algumas opções sólidas para conseguir isso:
Vincular meus livros
Este software de integração conecta perfeitamente seu negócio de comércio eletrônico ao Xero ou QuickBooks. Ele transfere dados como vendas, reembolsos, CPV e impostos, para que todas as finanças do seu negócio de comércio eletrônico sejam armazenadas com precisão em seus registros.
Vincular meus livros é muito rápido e fácil de usar e configurar; você pode estar pronto e funcionando em apenas dez minutos.
Além disso, você pode conectar várias empresas de comércio eletrônico por um custo bastante razoável. Vender até 1,000 produtos com o plano Pro permite conectar até cinco canais diferentes por US$ 49/mês.
A2X
Essa integração é muito semelhante ao Link My Books. Ele transfere dados perfeitamente de um lugar para outro para que todos sejam armazenados em seu software de contabilidade. A principal diferença com A2X é que você paga por loja de comércio eletrônico.
Por exemplo, se você tiver uma loja Amazon e uma loja Shopify, pagará US$ 19 para conectar cada uma ao seu software de contabilidade. Alternativamente, você pode escolher a opção ‘Multicanal’, que custa a partir de US$ 79/mês para dois canais e até 1,000 pedidos.
Zapier
Zapier conecta vários aplicativos para automatizar fluxos de trabalho. Você configura seus gatilhos e ações, por exemplo, para que o Xero crie automaticamente uma fatura quando você faz uma venda na Amazon e deixa que ele faça seu trabalho.
Embora exista um plano Zapier gratuito disponível, muitos dos aplicativos populares de comércio eletrônico, como Amazon Seller Central e Shopify, são aplicativos Premium. Isso significa que você deve ter um plano pago para conectá-los ao Xero ou QuickBooks.
O preço começa em US$ 19.99/mês e depende do número de tarefas que você deseja realizar a cada mês.
4. Conecte seu outro software de automação
Se você optou por automatizar outros processos de negócios, como gerenciamento de estoque ou gerenciamento de relacionamento com o cliente, agora é a hora de conectá-los ao seu software de contabilidade na nuvem e/ou aos seus canais de vendas. Isso criará um sistema altamente automatizado, unificado e simplificado.
Vá até a App Store Xero ou QuickBooks (dependendo de qual você estiver usando) para descobrir quais aplicativos você pode vincular às suas contas. Por exemplo, o Xero permite conectar HubSpot, Insightly, Katana e TidyStock, para citar apenas algumas soluções.
QuickBooks também tem uma grande seleção de aplicativos para integração, incluindo Dext Prepare, Method: CRM, SOS Inventory e Webgility.
Ambos os softwares de contabilidade também possuem aplicativos de gateway de pagamento, como PayPal e Wise.
Se você não conseguir encontrar os aplicativos desejados na loja de aplicativos do software escolhido, considere usar um aplicativo conector como o Zapier.
5. Revise regularmente
À medida que você aumenta o nível do seu negócio, você precisará revisar regularmente seus processos automatizados para ter certeza de que seu software não o atrapalhará. Você provavelmente descobrirá que precisará atualizar seus planos de software para acomodar mais pedidos. E adicione funcionalidades extras.
Por exemplo, se você iniciar esse processo como empresário individual, não precisará do recurso Folha de pagamento incluído em seu software de contabilidade. No entanto, quando você vende mais produtos, pode ser necessário contratar funcionários para ajudar a aliviar a carga de trabalho.
Se for esse o caso, você desejará atualizar seu plano de software de contabilidade para incluir gerenciamento de folha de pagamento.
Da mesma forma, o software que vincula seu software de contabilidade à sua loja de comércio eletrônico permite um determinado número de pedidos por mês. Depois de atingir essa meta, você precisará mudar para um plano superior.
Quando devo começar a usar a automação contábil de comércio eletrônico?
Você pode começar a usar o software de contabilidade de comércio eletrônico sempre que quiser. No entanto, torna-se mais necessário à medida que o seu negócio cresce.
Se você estiver usando Consultores AMZ para aceleração da marca Amazon, por exemplo, você pode esperar um grande crescimento rápido dos negócios. Portanto, ajuda estar preparado com software de automação apropriado e pronto.
Autor
Link My Books é um software para ajudar vendedores de comércio eletrônico a automatizar sua contabilidade. Mais de 10,000 vendedores do Reino Unido, EUA e Austrália estão usando Link My Books para agilizar seu processo de contabilidade e garantir precisão total.
